Af Manya Lind, Futurist, Instituttet for Fremtidsforskning

Arbejdspladser er ikke kun steder, hvor folk skal arbejde. Det bliver i stigende grad de steder og rum, hvor folk kommer for at arbejde, når de har behov for eller lyst til det. Dette, kombineret med kampen om talenterne og stadig flere mobile og midlertidige ansatte, flytter magt over i medarbejdernes hænder og ændrer den rolle, som arbejdspladsen spiller i organisationer. Arbejdspladsen skifter fokus fra at støtte aktiviteter til at støtte oplevelser.

Organisationer bør bruge deres arbejdspladser strategisk til at understøtte medarbejdernes aktiviteter til støtte for de organisatoriske mål. Samtidig skal arbejdspladsen drive medarbejdernes præstation, engagement og trivsel. Dette fokus skal øge innovation, kreativitet og produktivitet i organisationen og samtidig reducere omkostninger knyttet til tiltrækning, integrering og fastholdelse af ansatte.

Frem mod 2020 vil vi se et stigende fokus på at forbedre medarbejdernes oplevelser baseret på øget ønske om tilhørsforhold, muligheden for at være teknologisk opkoblet og øget mobilitet. Arbejdspladsen er blevet et sted, hvor mobile medarbejdere kan lære, søge inspiration og arbejde lidenskabeligt med at udvikle løsninger på stadig mere komplekse problemer. Medarbejderoplevelsen er summen af alle de interaktioner, en medarbejder har med en organisation. Det øgede fokus på medarbejderoplevelsen fører til et skift i organisationsperspektivet, fra strømlining af alle processer for at øge effektiviteten til at lægge større vægt på, hvordan processer forbedrer medarbejderoplevelsen. Dette fokus går ud over at tilbyde et bredere udvalg af personalegoder såsom frisk frugt og bordfodbold. Det fører til, at organisationer tilbyder mere fleksible digitale og fysiske løsninger til en bredere vifte af arbejdsrutiner, der passer ind i forskellige livssituationer og behov, herunder arbejdstid, fjernarbejde, arbejdsrutiner mv.

Mobilteknologier har muliggjort allestedsnærværende tilslutning og ført til stadig flere mobile og midlertidige ansatte. Disse mobile medarbejdere har imidlertid brug for et arbejdssted, der ikke kun understøtter deres arbejde, men også skaber en følelse af tilhørsforhold og oplevelse på arbejdspladsen. Selv om medarbejderne har fordele af muligheden for at arbejde hjemmefra, oplever de også isolation og ensomhed på grund af manglende social kontakt. Dette påvirker deres evne til at præstere og svækker deres følelse af tilhørsforhold til organisationen. Det udfordrer derfor organisationers evne til at tiltrække, integrere og fastholde talent. Som følge heraf udvikler forventningerne til arbejdspladsen sig. Arbejdspladsen bliver et afsæt for selvrealisering udover rutinearbejde, som det fremgår af stigningen i co-working-kontorer, som benyttes af freelancere og eksterne medarbejdere.

Arbejdspladser kan med fordel opbygges, så de driver slutbrugerinddragelse, hvilket indebærer at stille en række spørgsmål: Hvad føler de ansatte, når de går ind i en bygning? Bliver de mødt med et smil og venligt ansigt og af en, som kender dem og deres kaffepræferencer? Når de går ind i et lokale, er det koldt og sterilt eller varmt og indbydende? Er de nær deres familie? Hvis deres barn bliver syg, er det muligt at skynde sig hjem? Disse overvejelser betyder meget, når en person vælger, hvor og hvordan vedkommende skal arbejde.

Valget af arbejdspladsens placering er en af de mest kritiske beslutninger, en organisation tager. Denne beslutning påvirker både organisationens faste og variable omkostninger og dens evne til at tiltrække og fastholde talent. Gode beliggenheder med stærke økosystemer, som kan bruges til at opbygge erfaringer og aktivitetsbaserede klynger, giver konkurrencemæssige fordele. De bliver stadig mere populære over hele verden, fordi de giver mulighed for større fleksibilitet, adgang til talent, højere innovationsniveau og kreativitet samt begrænsning af omkostninger gennem fælles tjenester og faciliteter. Dårlig udvalgte placeringer kan fastlåse driftsomkostninger og begrænse organisationers evne til hurtigt at tilpasse sig ændrede medarbejderkrav.

Placering er et centralt element i tiltrækning af talenter, da arbejdspladsens placering og de faciliteter, som tilbydes, bliver sammenlignet af medarbejdere mod andre virksomheder. Organisationer søger i stigende grad beliggenhed i eller omkring de områder, der er mest attraktive for talent, dvs. byområder. Nogle byområder vil naturligvis være mere attraktive end andre, og byområdernes tiltrækningskraft for virksomheder, der søger lokaler til deres kontorer, vil afhænge af faktorer som bytype, befolkningens uddannelsesniveau, leveomkostninger, eksisterende infrastruktur og implementeringsgraden af smart-teknologier. Medarbejdere søger steder, der har gode faciliteter, der understøtter, hvordan de vil arbejde, og hvor der er andre talentfulde mennesker og organisationer.

Yngre arbejdere vil have det hele, hvad angår beliggenhed — kulturelle faciliteter som teatre, museer, messer, koncerter og andre former for underholdning. De vil også bo tæt på mennesker, der ligner dem selv. Virksomheder er meget opmærksomme på dette, så de byer, der kan tilbyde disse funktioner, har en stor fordel.

I sin søgning efter hovedkvarter modtog Amazon 238 forslag fra:

• store byer som Boston, Chicago og Atlanta
• mindre, hippe byer som Austin og Portland
• nouveau-hippe steder som Detroit og Camden, N.J.
• bud fra regioner som Central Indiana og en tre-by-pakke i Missouri
• De nordøstlige stater, der satser på deres nærhed til magt, som Philadelphia, Baltimore og Washington, D.C.

Amazons søgning er blevet kaldt “OL i budproces”. Byer er tiltrukket af tanken om, at Amazon i løbet af 10 til 15 år efter opstart kan ansætte så mange som 50.000 nye fuldtidsansatte med en gennemsnitlig årlig løn på mere end $100.000. Projektet – som kan nå en størrelse på otte millioner kvadratmeter – forventes at have over $5 milliarder i investeringsudgifter. Amazon estimerer, at dets investeringer i Seattle fra 2010 til 2016 har resulteret i $38 milliarder til byens økonomi. Byerne satser også på, at tilstedeværelsen af et nyt Amazon-hovedkvarter “vil tiltrække flere virksomheder, og at erhvervsmiljøet vil vokse i en større målestok. Deres samlede økonomiske vækst vil drage fordel af det.”

Det kan være en fordel for organisationer, der er beliggende i klynger, at skabe et værdigenererende økosystem gennem samarbejde. Dette giver dem mulighed for løbende adgang til bedre serviceløsninger og eksterne eksperter efter behov samt bedre kontrol med omkostninger, stordriftsfordele og styrket bæredygtighed. Det giver adgang til komplekse, specialiserede kompetencer, som organisationer ikke har mulighed for at have tilgang til heltid. Dette er et centralt element i fremkomsten af co-working-revolutionen.

En god brug af rummet på arbejdspladsen kan fremme vidensdeling og innovation. Åbne, fleksible rum, der understøtter interaktion og øger synligheden, forbedrer mulighederne for kommunikation og samarbejde. Arbejdspladsdesign kan skabe muligheder for spontane møder, hvilket ofte fører til udveksling af ideer. Åbne, inspirerende rum samt rum til koncentrationsarbejde fremmer medarbejderinddragelse og øget teamwork samt reducerer stress. Ændringer eller tilpasninger til arbejdspladsdesign skal dog tilpasses til organisationens mål og ikke skabe unødvendige omvæltninger. Anvendelsen af teknologi kombineret med nye interaktionsmønstre kan føre til forandringer, der fører til en mærkbar ændring i præstationen.

Organisationsledere og chefer skal anerkende deres medarbejders behov og ønsker samt de strategiske mål for deres organisation og udnytte arbejdspladsen som et redskab til at opnå organisatorisk succes. Den bedste organisationsstrategi kan mislykkes, hvis medarbejderne er utilfredse med arbejdspladsen. Derfor er det vigtigt, at organisationer, som anerkender værdien af deres medarbejdere, begynder at tænke på arbejdspladsen som et strategisk værktøj i stedet for en bygning.