Kan Obamas kunstpauser inspirere til bedre samarbejde, trivsel og produktivitet i dine møder? Og hvilke talenter taber du på gulvet i dag ved ikke at udfordre ”talens monopol”?
Af Bastian Overgaard, rådgiver, foredragsholder og underviser
I mange møder kæmpes der så lystigt om taletiden, at vi blot skal trække vejret for at blive afbrudt. Det skaber dysfunktionelle mødekulturer, hvor de hurtige talere vinder på helhedens bekostning. Og det hele starter med en grundantagelse, som er så indgroet, at vi ikke sætter spørgsmålstegn ved den.
Vi antager, at møder handler om verbal kommunikation. Uanset om vi mødes for at tage beslutninger, tænke innovativt eller styrke relationer, så er omdrejningspunktet det talte ord. Omvendt er stilhed ikke noget, vi forbinder med effektiv vidensdeling og samarbejde.
Men hvad nu, hvis et succesfuldt møde afgøres af det, der foregår imellem ordene? Det er kongstanken bag silent co-creation – en metode, som et stigende antal organisationer anvender til at skabe mere effektive møder, hvor flere menneskelige ressourcer bringes i spil.
Stilheden forstærker det som er vigtigt
Tænk på Barack Obama. Han udstråler en ro og autoritet, som de fleste mødeledere vil misunde. Hvad gør ham til den formidable kommunikator, han er?
Den tidligere præsident behersker kunstpausen. En teknik, vi længe har kendt fra musikkens og teatrets verden, men som også kan skabe værdi, hvis vi anvender den strategisk i vores møder.
Silent co-creation virker lidt på samme måde, som når Obama holder en velplaceret kunstpause. Ved at hvile i stilheden kan vi skabe:
- Plads til at fordøje det, som lige er sagt
- Udelt opmærksomhed på næste ord
- Et intenst nærvær
Pointen er, at stilheden ikke skal ses som en konkurrent til ordene, men en måde at forstærke dem på. Denne indsigt er vigtigere end nogensinde, i en tid, hvor overinformation dagligt bidrager til unødig kompleksitet, mistrivsel og stressede medarbejdere.
The silent co-creation model
Silent co-creation modellen anvendes til avanceret facilitering: I den individuelle stilhed får alle tænkt sig om. Tankerne deles først verbalt i små grupper. Herefter skriftligt hvor essensen udpeges. De første tre trin varer hver 1-3 minutter. Plenum-delen afhænger af deltagerantal. Som udgangspunkt kan et team på 12 personer opnå fuld og fokuseret vidensdeling på under 15 minutter. Modellen er ideel til udviklingsmøder og workshops.
Støj slukker din hjerne
Forestil dig et museum, der havde hængt alle malerierne op på én væg. Uden et eneste mellemrum. Det ville danne et støjende virvar af indtryk, hvor selv Picasso eller Rembrandt kunne drukne.
Ligesom med Obamas kunstpause er det mellemrummet, der fremhæver mesterværket. Og jo større mesterværket er, jo mere fylder mellemrummet. Overfør dette billede til dine møder, hvor snakken fylder fra væg til væg.
Hjerneforskere fra Temple University har gjort nogle interessante opdagelser ved at udsætte forsøgspersoner for overinformation. Ved hjælp af fRMI-scannere har de påvist, at hjernens Hippocampus-region ganske enkelt lukker ned, når den udsættes for støj i form af alt for mange input.
Hippocampus styrer ikke bare for hukommelse og følelser, men også evnen at tage rationelle og fornuftige beslutninger. Og som forsøgsleder Angelika Dimoka fra Temple University udtrykker det:
“With too much information, people’s decisions make less and less sense.”
Du kender måske følelsen af at ”koble fra” i møder, hvor andre snakker som vandfald. Rent fysisk er du stadig i lokalet, men din opmærksomhed er rejst langt væk. Det er din hjernes automatiske undvigemanøvre for ikke at drukne i overkommunikation. Men det behøver ikke være sådan.
Stigende kompleksitet kræver flere kunstpauser
I den vestlige verden taler vi med cirka 150 ord i minuttet. Et møde når derfor hurtigt op på 9.000 ord i timen. Det svarer til 22,5 A4-siders tekst. Altså rigtig mange informationer, som vores hjerne skal forholde sig til.
Ofte bidrager vi til kompleksiteten, fordi vi tænker, mens vi taler. En kunstpause ville her fungere som et fartbump. En chance for at stoppe op, ”redigere sine tanker” og sikre sig, at samtalen ikke kører ud af en tangent.
Disse fartbump ville også hjælpe andre med at forstå vores budskab. Sprogforskerne Francois Grosjean og Alain Deschamps sagde i 1975, at “the more complex the communicative task, the greater the number of pauses.”
Men helt ærligt. Hvad ville der ske, hvis du holdt en kunstpause i et normalt møde? Med stor sandsynlighed ville stilheden hurtigt blive udfyldt af en anden mødedeltager. Det er her silent co-creation kommer ind i billedet.
Bring flere talenter i spil med kollektive kunstpauser
Silent co-creation handler basalt set om at aftale kollektive kunstpauser, så stilheden ikke bliver afbrudt.
De fire principper for silent co-creation er:
- Stilheden skal aftales og faciliteres
- Deltagerne skal have en bevidsthed om stilheden
- Stilheden skal respekteres og samskabes 100%
- Stilheden skal være tidsmæssigt afgrænse
Stilhed ikke bare er stilhed 
Hvad er målet med stilheden? Som mødeleder kan du bringe stilheden i spil på flere måder. Reflective Silence: når der skal tages beslutninger, opsummeres eller tænkes kreativt. Restorative Silence: individuel ro, overskud og forebyggelse af stress. Relational Silence: skaber nærvær, empati og samhørighed imellem deltagerne.
En anden form for samskabt stilhed er mindehøjtideligheden. Her holdes et minuts fælles tavshed til ære for den afdøde. Og hvor tavshed normalt kan opfattes som akavet og uønsket, skaber den her en følelse af respekt, nærvær og samhørighed.
Forestil dig tusindvis af mennesker, der samles på Rådhuspladsen i et minuts stilhed. I dette korte øjeblik er der ingen, der tager ordet. Og dermed ingen, der har magten. Stilheden skaber derimod et ligeværd mellem de stille personlighedstyper og de mere ekstroverte.
Hvordan er magtfordelingen på møderne i din organisation? Kunne det tænkes, at det ikke er alle talenter eller kompetencer, der kommer i spil?
Nøglen til de bedste teams hos Google
I 2012 begyndte Google at søge efter hemmeligheden på det perfekte team. Efter fem år og tusindvis af interviews fandt de to klare fællesnævnere.
De teams, som samarbejder og performer bedst, oplever:
- Psykologisk sikkerhed
- Ligeligt fordelt taletid
Det kommer nok ikke bag på nogen, at tillid og tryghed styrker samarbejdet. Mere overraskende er det måske, at medlemmerne i de gode teams taler lige meget – uanset fordelingen af introverte og ekstroverte personlighedstyper. Som Charles Duhigg fra New York Times skriver om opdagelsen:
‘‘As long as everyone got a chance to talk, the team did well (…) But if only one person or a small group spoke all the time, the collective intelligence declined.’’
Denne ligeværdighed forklares med en høj grad af følelsesmæssig intelligens blandt medlemmerne i de gode teams. Men hvad, hvis dine kolleger ikke har en høj EQ?
Region Midtjylland udfordrer talens monopol
Min erfaring er, at det ofte er de samme, som får taletiden på møderne: de ekstroverte med talegaverne i orden. Det gavner måske deres karriere, men sjældent helheden, samarbejdet og produktiviteten.
Det kan derfor være en god ide at udfordre talens monopol med kollektive kunstpauser, hvis du oplever stille medarbejdere, som ikke bringes i spil.
Region Midtjylland Specialområde Hjerneskade har været blandt de første til at implementere silent co-creation i Danmark. Organisationen havde i forvejen en god mødekultur, men ønskede at effektivisere de mange møder, som de over 350 medarbejdere gik til. Og efter to måneders forsøg med at indlægge kunstpauser, kunne de måle op til 20 % mere effektive møder.
Et halvt år efter introduktionen af silent co-creation har analyser vist, at 91 % af medarbejderne bakker op om metoden. Udover at deres møder er blevet kortere, får de i dag taget flere beslutninger. Ganske enkelt fordi stilheden giver dem tid til at tænke sig om. Samtidig oplever de mere ro i hovedet, og at introverte medarbejdere kommer markant mere til orde.
Effektive møder med 10 %-reglen
Silent co-creation-metoden blev introduceret på et fire timers kursus for 15 mødeledere og har derefter spredt sig organisk i organisationen. Dog har der hele vejen igennem været en stærk og synlig opbakning fra ledelsen. Et helt konkret tiltag har været at printe store plakater med overskriften ”mindre snak – mere værdi” for at understøtte kulturændringen.
I implementeringen af silent co-creation i Region Midtjylland var det op til den enkelte mødeleder, hvordan metoden blev anvendt. Der var altså ingen faste rammer for varigheden og placeringen af stilheden. Dog tog flere ledere 10 %-reglen til sig.
10 %-reglen siger, at der for hver times møde skal være seks minutters kollektiv stilhed – eksempelvis fordelt på 3 x 2 minutter flg. steder:
- I starten af mødet: for at nulstille tanker og indtryk fra tidligere opgaver.
- To tredjedele inde i mødet: for at skabe plads til eftertanke og mulighed for at samle op på de informationer, der udveksles på mødet.
- Til sidst i mødet: af respekt for mødets resultater, og fordi informationer huskes bedre, når de får lov at bundfælde sig.
Uanset hvor du faciliterer kunstpausen, vil den kunne bremse snakken og skabe mere mening. Og hvis du savner modet til at holde stilheden, kan du tænke på Obama. Eller filosoffen Martin Heideggers ord om at:
“Man acts as though he were the shaper and master of language, while in fact language remains the master of man.”
Bastian Overgaard er rådgiver, foredragsholder og underviser i silent co-creation. Han er kendt som Danmarks stilhedsekspert og er vært på podcasten TI STILLE, der handler om stilhed og ledelse.