Støj på kontoret er et ledelsesanliggende
Af Sarah Roxborough, Senior Director HR, EMEA, Poly
En skrivebordsplads i et moderne storrumskontor kan undertiden føles som at have sin kontorstol plantet på en travl banegård eller børsens handelsgulv. Eftersom mange virksomheder har store åbne kontorlokaler, er det svært at undgå, at telefonopkald, samtaler og larmende printere skaber et kaotisk kontormiljø og gør det sværere og sværere for medarbejdere at undgå forstyrrelser. Således svarer 99 procent i en nylig undersøgelse af Future Workplace blandt kontoransatte, at de forstyrres af støj.
Tidligere bestod arbejdspladser af adskilte rum, og man kunne lukke døren og holde larmen ude. Med overgangen til åbne kontorlandskaber er mængden af støj øget, og de ansattes mulighed for at slippe væk fra det åbne kontors kaos er blevet begrænset.
Man kan måske glemme larmen som leder, fordi man ofte nyder mere ro i et af de få tilgængelige enekontorer. Den luksus bør dog ikke være en sovepude, for hverdagen på jobbet ser og lyder væsentligt anderledes for de ansatte.
Forstyrrelser påvirker medarbejderne negativt
Ny forskning viser, at støj og forstyrrelser i kontorlandskaber er et reelt problem og kan have alvorlige konsekvenser for ansattes produktivitet. Undersøgelsen som Future Workplace foretog for os i Poly viste, at stort set alle kontoransatte forstyrres i deres arbejde, når de sidder ved deres skrivebord i det åbne kontor.
Tre ud af fire ansatte i undersøgelsen siger, at de oplever, at de ville få lavet mere i et mindre støjende miljø. Det er et arbejdsmiljøproblem, der ikke er til at overse. At finde løsninger er essentielt både for virksomheders økonomi og fastholdelse af medarbejdere.
Telefonsamtaler forstyrrer mest
Kollegers telefonsamtaler er en stor støjkilde på det moderne kontor. I undersøgelsen svarede 76 procent, at den største forstyrrelse er kolleger, der taler højt i telefonen, mens 65 procent bliver forstyrret af kolleger, der taler højt til hinanden.
Mere end halvdelen (51 pct.) svarer tilmed, at forstyrrelserne gør det svært at høre eller blive hørt under opkald. “OK, så taler jeg lidt højere” er en sætning, der viser, hvor stor en prøvelse, det kan være at sidde tæt på en person, der taler i telefon ofte.
For at gøre det hele værre, så er de headset, der følger med smartphones, sjældent gode til telefonopkald i støjende miljøer – og det er et problem, eftersom vi alle har et. De opfanger baggrundsstøj, og resultatet bliver, at man tror, man skal overdøve støjen ved at tale ekstra højt, hvilket ikke er til gavn for andre omkring taleren.
Indretning og teknologi kan dæmpe volumen
De åbne og aktivitetsbaserede kontorer er kommet for at blive – de bringer trods alt en masse fordele med sig såsom nemt samarbejde, kontakt til kolleger og ikke mindst lavere omkostninger. Derfor må vi finde måder at håndtere de ulemper på, de kan skabe.
Støj er den primære ulempe ved det åbne kontor, og mens noget kan fjernes, er anden støj uundgåelig, da kolleger selvfølgelig skal tale med hinanden og tale i telefon. Det er urealistisk, at vi kan udrydde al støj, men det er muligt at fjerne unødvendig støj og på den måde reducere den negative virkning på medarbejderne.
Støjhåndtering drejer sig primært om indretning og teknologi. Arbejdspladsen bør ideelt være designet til alle typer arbejde, som medarbejderne foretrækker; fokuseret arbejde i stillezoner, spontant samarbejde i teams i åbne landskaber samt mødelokaler og de mindre såkaldte ‘huddle rooms’, hvor medarbejdere kan foretage et hurtigt opkald eller deltage i fjernmøder uden at forstyrre andre.
Vi bliver mere og mere opmærksomme på, hvordan ansattes koncentration kan forbedres, og hvor lidt der skal til, før den bliver brudt. Derfor må ledere tage på sig at skabe de rette vilkår på arbejdspladsen, så medarbejdere kan arbejde effektivt. Det behøver ikke at være svært, og en bevidsthed om problemet er et vigtigt første skridt mod at løse en udfordring, der berører stort set alle på arbejdsmarkedet. Første skridt er at spørge dine kolleger om deres behov og ønsker.